تصور کنید باید در ساعتی مشخص ایمیلی را ارسال کنید. اما نمی‌توانید در آن زمان بخصوص به کامپیوتر یا موبایل و اینترنت دسترسی داشته باشید. چاره چیست؟ خب، همین حالا ایمیل را ارسال کنید و کاری کنید گیرنده در همان ساعت مقرر آنرا دریافت کند! ارسال ایمیل زمانبندی شده یکی از امکاناتی است که به مرور به سرویس Gmail اضافه شده و بسیار مورد استقبال قرار گرفته است.
شاید شما هم در این موقعیت قرار گرفته باشید که نیاز داشته باشید ارسال ایمیل‌های خود را برای زمان مشخصی برنامه‌ریزی کنید. این کار به آن سختی که فکرش را می‌کنید نیست. کافیست چند دقیقه زمان صرف کنید و این پست را تا انتها مطالعه کنید. ما در این پست به آموزش ارسال ایمیل زمانبندی شده می‌پردازیم.
چرا به زمانبندی ارسال ایمیل نیاز پیدا می‌کنیم؟
موقعیت‌های مختلفی وجود دارد که ممکن است ما را مجبور به زمانبندی ارسال ایمیل‌هایمان کند. در ادامه چند نمونه از این موقعیت‌ها را مرور می‌کنیم:
1 – اگر فراموش‌کارید و باید مناسبت‌ها را تبریک بگویید
شما هم تا به حال تاریخ تولد دوستان و آشنایان، روز مادر، پدر، پزشک، پرستار، مهندس، دانشجو و… را فراموش کرده‌اید؟ خب حق دارید! تعدادشان کم نیست!
یک پیشنهاد خوب برایتان دارم. می‌توانید یک روز زمان بگذارید و ایمیل‌های تبریک خود را نوشته و زمانبندی کنید. به این ترتیب همه‌ی پیام‌های شما به وقتش به دست مخاطبانتان می‌رسد و حتما از اینکه به آنها اهمیت داده‌اید خوشحال خواهند شد. هدف از تبریک این مناسبت‌ها هم همین است. ایجاد حس خوب مهم بودن. تفاوتی ندارد شما در چه زمانی این کار را انجام داده باشید. مهم این است که در اطرافیانتان حس خوب ایجاد کنید.
2 – اگر می‌خواهید مزاحم نباشید
تصور کنید ساعت خواب شما با شخصی که قصد ارسال ایمیل به او را دارید متفاوت باشد. دلیل این تفاوت ممکن است فاصله‌ی مکانی و مدارهای مختلف زمانی بوده و یا خیلی ساده‌تر ممکن است جغد (خفاش) شب بودن یکی از شما باشد. در هر صورت یکی از دلایلی که ممکن است به زمانبندی ایمیل‌های خود نیاز داشته باشید همین است و اینکه نخواهید در ساعات استراحت شخص موردنظر با ارسال ایمیل، برایش ایجاد مزاحمت کنید.
3 – اگر کارفرما هستید
مسئله‌ای که لازم است به آن توجه کنید این است که زمان استراحت کارکنان شما بسیار با اهمیت است. همانقدر که زمان شخصی شما برایتان اهمیت دارد باید این حق را برای دیگران نیز قائل باشید. اگر شما شخص سحرخیزی هستید و عادت دارید ایمیل‌های روزانه‌تان را پیش از 6 صبح ارسال کنید و کارها را به کارمندانتان محول کنید، هیچ اشکالی ندارد. اما بهتر است ایمیل‌ها را به گونه‌ای زمانبندی کنید تا در زمانی معقول به دست دیگران برسد. به این صورت هم پیش از ابتدای روز(!) عامل اضطراب کارکنانتان نشده‌اید و هم به حقوق آنها احترام گذاشته‌اید.
سرویس زمانبندی ارسال ایمیل در Gmail
راه‌های مختلفی برای زمانبندی ارسال ایمیل‌ها وجود دارد. پیش از آنکه Gmail، به طور مستقیم این امکان را در سرویس خود قرار دهد، این کار از طریق Boomrang و افزونه‌ای در Google chrome انجام می‌شد. اما حالا که این کار از طریق Gmail به راحتی امکان‌پذیر است، بهتر است لقمه را دور سرمان نچرخانیم. به جای استفاده از افزونه و برنامه‌ی زمانبندی ارسال ایمیل، از امکاناتی که Gmail در اختیارمان قرار داده استفاده کنیم.
خب، حالا اگر قصد ارسال ایمیل زمانبندی شده در جیمیل را دارید، این کار را مطابق مراحل زیر انجام دهید:
- برای نوشتن ایمیل جدیدی که قصد زمانبندی ارسال آن را دارید، ابتدا روی Compose کلیک کنید.
- بعد از نوشتن متن پیغام و تعیین گیرنده‌ی پیام و موضوع آن، به جای کلیک بر روی Send، روی فلش کنار آن کلیک کرده و گزینه‌ی Schedule send را انتخاب کنید.
- در پنجره‌ی باز شده، می‌توانید یکی از زمان‌بندی‌های پیش‌فرض پیشنهاد شده را برای ارسال ایمیل خود انتخاب کنید.
- درصورتی که زمان و روز دیگری را برای ارسال ایمیل خود در نظر دارید، گزینه‌ی Pick date & time را انتخاب کنید.
- در اینجا بعد از انتخاب روز و ساعت برای زمانبندی ارسال ایمیل خود، روی کلید Schedule send کلیک کنید.
- بعد از زمانبندی ایمیل‌های موردنظرتان، از قسمت Scheduled که به منوی سمت چپ اضافه شده است، می‌توانید به این ایمیل‌ها دسترسی داشته باشید.
- در صورتی که از ارسال ایمیلی که زمانبندی کرده‌اید منصرف شدید می‌توانید با کلیک بر گزینه‌ی Cancel send ایمیل زمانبندی شده را به پوشه‌ی Drafts منتقل کنید تا دوباره درباره‌ی آن تصمیم‌گیری کنید.
- یکی دیگر از اقداماتی که در زمان منصرف شدن از ارسال ایمیل زمانبندی شده می‌توانید انجام دهید، کلیک کردن روی گزینه‌ی Delete است. با این کار ایمیل زمانبندی شده حذف می‌شود. در صورتی که نیاز به بازیابی ایمیل حذف شده داشته باشید می‌توانید از طریق پوشه‌ی Trash به آن دست یابید.
اینم بخونید بد نیست: نحوه ارسال لوکیشن (Location) در واتساپ، تلگرام، گوگل مپس و غیره
سخن پایانی
امیدوارم مطالب گفته شده در این پست برای شما کارآمد بوده باشد و بتوانید با استفاده از این آموزش ایمیل‌های خود را برای ارسال در زمان موردنظر خود تنظیم کنید. از همراهی شما سپاس‌گزاریم.
