اگر بعد از یک تعطیلات طولانی به محل کار خود برگردید یا بعد از چند وقت ایمیل شخصی خودتان را بررس کنید؛ به احتمال زیاد با کوهی از ایمیل‌های خوانده نشده مواجه خواهید شد. مدیریت این شلخته‌بازار خیلی اعصاب‌خردکن است. اینطور نیست؟ البته با ظهور شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌هایی مثل تلگرام، واتساپ و غیره محبوبیت ایمیل کمتر شد. اما به هیچ وجه از زندگی شخصی و کاری مردم جدا نشده است. Gmail یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های ایمیل در دنیا است و تقریبا 1.5 میلیارد کاربر دارد. در این نوشتار به آموزش جیمیل و تکنیک‌هایی که شما را در استفاده از آن استاد می‌کند می‌پردازیم. همراهِ مجله اون با من باشید 🙂
اینم بخونید بد نیست: قطع دسترسی دستگاه‌های متصل به حساب گوگل در کامپیوتر و موبایل
آموزش جیمیل و ترفندهای مختلف آن
به احتمال بسیار زیاد شما با Google account خود در جیمیل حساب دارید و با کلیات این پلتفرم آشنا هستید. باید بدانید که همین سرویس Gmail ترفندهای مختلفی دارد که کار با ایمیل‌ها را برایتان ساده‌تر و لذت‌بخش‌تر کند. حتی اگر از کاربران قدیمی و کارکشته جیمیل هم هستید، باز این آموزش جیمیل را ببینید. مطمئنم برای شما هم جذابیت‌هایی خواهد داشت.
ترفند 1 – تمیز کردن صندوق ورودی (inbox)
مدت زمان زیادی طول نمی‌کشد که صندوق ورودی ایمیل من حسابی شلوغ شود و کلافه‌ام کند. با اینکه بیشتر اشتراک‌های ایمیلی خودم را غیرفعال کردم. اما باز هم تعداد ایمیل‌هایم بالاست. یک راه‌حل این است که تک به تک ایمیل‌هایی که نمی‌خواهم را انتخاب و حذف کنم. اما این روش خسته‌کننده نیست؟
بهترین کار استفاده از فیلتر (Filters) است. یک تکنیک کاملا کاربردی در آموزش جیمیل که به کار همه می‌آید. اگر مطمئنید که ایمیل‌های خودتان را از یک تاریخ مشخص به قبل نمی‌خواهید، عبارت before:<DD/MM/YYYY را در کادر جستجو تایپ کنید. تاریخ، ماه و سال موردنظرتان را جایگزین مقادیر آن کنید. به این ترتیب فقط ایمیل‌هایی که در آن بازه زمانی دریافت کردید، فیلتر و نمایش داده می‌شوند. حالا می‌توانید با زدن دکمه انتخاب همه (select-all) کار همه‌شان را یکسره کنید.
ترفند 2 – دسترسی به چند حساب جیمیل در یک جا
اگر بیشتر از یک حساب جیمیل فعال دارید، می‌توانید به سادگی بین آن‌ها جا به جا شوید. کافی‌ست روی آیکون پروفایل خود کلیک کرده و Add Another Account را بزنید. با انتخاب این گزینه رمز عبور اکانت شما خواسته شده و در صورت تایید وارد حساب خود می‌شوید. برای جا به جایی بین اکانت‌ها هم می‌توانید روی تصویر پروفایل خود کلیک کرده و حساب موردنظرتان را انتخاب کنید.
ترفند 3 – فیلتر کردن ایمیل‌ها
با توجه به آمار بالای سایت‌هایی که این روزها از کاربران ایمیل‌شان را می‌گیرند، ممکن است صندوق ورودی شما شبیه به سطل زباله شده باشد. برای اینکه بهتر ایمیل‌هایتان را مدیریت کنید، استفاده از فیلترها به شدت توصیه می‌شود. برای اضافه کردن filter کار ساده‌ای در پیش داریم:
- وارد Gmail خود شوید.
- روی چرخ‌دنده settings کلیک کرده و See All Settings را انتخاب کنید.
- سپس وارد Filters and Blocked Addresses شده و Create a New Filter را بزنید.
در این صفحه باید فیلترهای مدنظرتان را اِعمال بفرمایید:
- From: یک فیلتر روی شخص یا اشخاصی که می‌خواهید از آن‌ها ایمیل دریافت کنید، اعمال می‌نماید.
- To: ایمیل‌هایی که ارسال کردید.
- Subject: فیلتر بر اساس موضوع ایمیل
- Has the words: فیلتر کردن یک کلمه خاص
- Doesn’t have: گذاشتن فیلتر برای کلمه‌هایی که نمی‌خواهید شامل شوند.
- Size: می‌توانید اندازه فایل‌های ایمیل شده را محدود کنید.
- Has attachment: با انتخاب این مورد، فقط ایمیل‌هایی که حاوی فایل هستند نمایش داده می‌شوند.
- Don’t include chats: فیلتر ایمیل‌هایی که شامل چت نمی‌شوند.
در صفحه بعد می‌توانید مشخص کنید که بعد از اعمال فیلتر چه اتفاقی بیفتد.
ترفند 3 – امضای خودتان را پای ایمیلتان بگذارید
البته منظورم این نیست که یک امضای واقعی (شکل هندسی) بسازید. نه. متاسفانه جیمیل هنوز این قابلیت را ندارد. ولی جالب میشد اگر راجع به آن فکر می‌کرد! به هر حال منظورم از امضا (signature)، یک تکه متن است. مثل نام یا اطلاعات تماس شما یا یک جمله تاثیرگذار از خودتان. این متن آماده به شکل خودکار در پایین (footer) تمام ایمیل‌های شما قرار خواهد گرفت. برای ساخت امضا مسیر زیر را دنبال کنید:
Gmail > Settings > See All Settings
سپس Signature را انتخاب کرده و Create New را بزنید. حالا هر چیزی که اینجا تایپ کنید در تمام ایمیل‌ها قرار می‌گیرد. هر زمان که خواستید می‌توانید این امضا را حذف یا ویرایش کنید.
ترفند 4 – لغو ارسال ایمیل
احتمالا برای شما هم پیش آمده که ایمیلی را اشتباه ارسال کنید. یا بعد از ارسال با خودتان بگویید که کاش فلان چیز را هم اضافه می‌کردم یا می‌نوشتم. خوشبختانه Gmail قابلیت کاربردی بازگشت ارسال (Undo) را دارد.
به این شکل که به محض زدن دکمه ارسال، پیامی در پایین صفحه نمایش داده می‌شود. در آنجا گزینه‌های View Message و Undo را نیز مشاهده می‌کنید. با زدن Undo ارسال ایمیل لغو می‌شود. نکته جالب توجه این است که می‌توانیم زمان Undo کردن یا لغو ارسال ایمیل را تغییر دهیم.
برای این کار وارد Settings شده و See All Settings را بزنید. بعد از کمی اسکرول Undo Send را می‌بینید. جلوی گزینه Send cancellation period اعداد 5، 10، 15، 20 و 30 ثانیه را مشاهده می‌کنید. با انتخاب هر کدام تنظیمات لغو ارسال ایمیل شما تغییر خواهد کرد.
ترفند 5 – زمانبندی ارسال ایمیل
گاهی لازم است ایمیل‌های خودمان را در ساعات خاص به گیرنده برسانیم. برای مثال ایمیلی به خارج از کشور می‌زنید و دوست دارید در ساعات اداری آن کشور به دست گیرنده برسد. در این شرایط زمانبندی ارسال به سادگی نیازتان را برآورده خواهد کرد. قبلا در مجله اون با مَن این موضوع را کامل آموزش دادیم. با کلیک روی لینک زیر وارد این صفحه می‌شوید:
آموزش زمانبندی ارسال ایمیل در Gmail (ارسال خودکار ایمیل)
ترفند 6 – بررسی غلط‌های املایی (Spell check)
ابزار غلط گیر املای جیمیل مثل یک راهنما کنار شماست و در ایمیل‌های حساس کاری یا غیره استرستان را کاهش خواهد داد. این ابزار برای زبان انگلیسی ایده‌آل است و در فارسی کاربردی ندارد. هر کلمه اشتباهی که تایپ کنید زیر آن قرمز خواهد شد. اگر این قابلیت را نمی‌خواهید می‌توانید از تنظیمات غیرفعالش کنید.
برای این کار وارد Settings شده و Spell Check را انتخاب کنید.
ترفند 7 (آموزش جیمیل) – استفاده از برچسب‌ها (Labels)
برچسب‌ها صندوق ورودی شما را قابل مدیریت می‌کنند. آن‌ها تقریبا شبیه فیلترها هستند. می‌دانید منظورم چیست، احتمالا فقط اسمش را نشنیده بودید. همان گزینه‌های موجود در منوی سمت چپ (Inbox، Send، Drafts و غیره) که همیشه مشاهده می‌کنید، برچسب هستند.
برای ساخت برچسب جدید از منوی سمت چپ، More را زده و سپس Create New Label را انتخاب کنید. می‌توانید نام موردنظر خودتان را روی برچسب ساخته شده بگذارید. این برچسب‌ها را می‌توان گروه‌بندی هم کرد. یعنی چه؟
فرض کنید برای کلاس درس خودتان می‌خواهید یک گروه برچسب داشته باشید. ابتدا یک برچسب با نام «کلاس دوازدهم» می‌سازید. این برچسب را به عنوان مادر و Parent در نظر بگیرید. سپس برچسب‌های بعدی که مثلا «ادبیات»، «ریاضی»، «زیست‌شناسی» و غیره هستند را زیرمجموعه این Label کنید.
ترفند 8 (آموزش جیمیل) – تنظیم ارسال پاسخ خودکار
پاسخ خودکار به ایمیل هم یکی دیگر از قابلیت‌های جذاب Gmail است. فرض کنید در یک جایی هستید که اتصال اینترنت وجود ندارد و از قضا ایمیل مهمی هم دریافت می‌کنید. در این شرایط فعال کردن قابلیت پاسخ خودکار ایمیل به کمکتان می‌آید. قبلا در یک مقاله مفصل راجع به این موضوع صحبت کردیم. پیشنهاد می‌کنم با کلیک روی لینک زیر این مطلب را بخوانید:
آموزش تنظیم ارسال پاسخ خودکار به ایمیل‌های دریافتی
