نحوه ایجاد و اجرای ماکرو در ورد (تمام نسخه‌های رایج)

اگر به عنوان یک ویراستار یا نویسنده کار می‌کنید؛ احتمالا بیشتر وقتتان در نرم‌افزار Word می‌گذرد. این نرم‌افزار که یکی از قوی‌ترین نرم‌افزارهای ویرایش متن شناخته می‌شود؛ امکانات زیادی برای کاربران حرفه‌ای ایجاد کرده است. ماکرو، یکی از قابلیت‌هایی است که می‌تواند کار کاربران را بسیار راحت کندY اما کاربران کمی از آن استفاده می‌کنند. چرا که این قابلیت هنوز زیاد شناخته شده نیست. ماکرو به شما کمک می کند تا انجام کارهای تکراری را به نرم‌افزار بسپارید. در این مقاله از مجله اون با من با نحوه ایجاد ماکرو در ورد و اجرای ماکرو در ورد آشنا خواهیم شد 🙂

اینم بخونید بد نیست: 4 روش تبدیل فایل pdf به word + سوالات متداول

کارهای روتین و تکراری که مجبورید برای هر سند ورد انجام دهید را در نظر بگیرید. مثلا تمام پاراگراف‌ها را justify‌ کنید یا نیم‌فاصله‌ها را اصلاح کنید. شما می‌توانید با ایجاد یک ماکرو، تمام این کارها را به وُرد سپرده و با run کردن ماکرو، اجازه دهید ورد برایتان کارهای روتین را انجام دهد. ماکرو، مجموعه ای از دستورالعمل ها است که برای انجام خودکار یک کار با هم به‌عنوان یک دستور واحد گروه‌بندی می‌شوند. کافیست تمام کارهایی که می‌خواهید ماکرو انجام دهد را یک بار انجام دهید و آن را در ماکرو ذخیره کنید. پس از آن با زدن کلید میانبری که برای ماکرو خود انتخاب کرده‌اید، تمام کارها به صورت خودکار انجام خواهد شد.

ماکرو، مجموعه ای از دستورالعمل ها است که برای انجام خودکار یک کار با هم به‌عنوان یک دستور واحد گروه‌بندی می‌شوند.

ایجاد ماکرو در ورد

دستورالعمل زیر به شما کمک می‌کند یک ماکرو در وُرد بسازید. ایجاد ماکرو در Word کار سختی نیست. با دنبال کردن مراحلی که در پایین شرح داده شده‌، به‌راحتی یک ماکرو برای کارهای تکراری خود تنظیم کنید و در وقت خود صرفه‌جویی کنید.

مرحله اول: یک Doucment جدید در ورد ایجاد کنید. به سربرگ view بروید و از قسمت macros گزینه record macro را انتخاب کنید.

View > Macros > Record Macro

با انتخاب این گزینه یک پنجره برای شما باز می‌شود که باید نام ماکرو را در آن وارد کنید. پیشنهاد می‌کنم از نام‌های مشخص برای ماکرو خود استفاده کنید تا زمانی که تعداد ماکروهایتان زیاد شد؛ سردرگم نشوید. حتی می‌توانید در قسمت description، توضیحات مختصری راجع به اینکه این ماکرو را برای چه کاری ساخته‌اید، بنویسید.

یک قسمت دیگر نیز در این پنجره به چشم می خورد، کادر store macro in، مشخص می‌کند این ماکرو را در کدام سندهای ورد می‌توانید اجرا کنید. اگر می خواهید ماکرو در تمام فایل‌های ورد قابل اجرا باشد، گزینه All Documents را انتخاب کنید و اگر می‌خواهید ماکرو فقط در یک فایل اجرا شود، این پنجره را باز کرده و نام فایل را انتخاب کنید. به این ترتیب ماکرو مختص آن فایل ورد خاص خواهد شد.

اینم بخونید بد نیست: نوشتن حروف مختلف فارسی، علائم نگارشی، ریاضی و … روی کیبورد (جای حروف فارسی در کیبورد)

انتخاب کلید میانبر برای اجرا ماکرو در ورد

در ادامه مراحل ساخت ماکرو در ورد 2 گزینه دیگر با نام‌های keyboard و button مشاهده می‌کنید. این دو گزینه به شما کمک می‌کنند برای Run شدن ماکرو، کلیدهای میانبر تعریف کنید. با انتخاب گزینه keyboard، یک کلید میانبر برای ران شدن ماکرو تعریف کنید. برای مثال کلید Ctrl + 6 می‌تواند انتخاب خوبی باشد. روی این گزینه کلیک کنید و دکمه‌های ctrl+6 را فشار دهیذ، سپس روی گزینه Assign و بعد Close کلیک کنید. توجه داشته باشید که زبان کیبورد را حتما انگلیسی کرده باشید.

گزینه button نیز، یک دکمه مانند دکمه های نوار ابزار ایجاد می‌کند. با کلیک روی این دکمه، ماکروی شما ران خواهد شد. برای ایجاد یک دکمه جدید بر روی نوار ابزار، این گزینه را انتخاب کنید. پنجره‌ای برای شما باز می‌شود که شامل 2 ستون است. در ستون سمتِ چپ، نام ماکرو را انتخاب کنید. این نام در فرمتی مانند “Normal.NewMacros.<نام ماکرو شما> نشان داده شده است.

روی گزینه add در پایین صفحه کلیک کنید. نام ماکرو شما به ستون سمت راست اضافه خواهد شد. سپس روی گزینه modify کلیک کنید تا بتوانید آیکون مناسب برای ماکروی خود را انتخاب کنید. با توجه به نوع کاری که ماکرو انجام می‌دهد یا مطابق با سلیقه خودتان، یک آیکون مناسب انتخاب کنید. با کلیک کردن بر روی گزینه OK می‌توانید به ادامه مراحل ضبط ماکرو بپردازید.

اینم بخونید نیست: چگونه عکس اکانت ویندوز 10 را حذف یا تعویض کنیم؟

نحوه ضبط Macro در نرم افزار Word

پس از  انتخاب کردن محل اجرا شدن ماکرو و انتخاب کلید میانبر، دکمه Close را بزنید. مشاهده می‌کنید کنار نشان‌گر موس، یک علامت نوار کاست اضافه شده است. این بدین معناست که اکنون هر عملیاتی که انجام می‌دهید، ضیط می‌شود و در ماکرو ذخیره خواهد شد. در این مرحله، دستوراتی که قصد دارید در ماکرو ذخیره شود را انجام دهید. برای مثال، پاراگراف‌ها را justify کنید یا نیم‌فاصله‌ها را اصلاح کنید.

پس از به پایان رسیدن دستورات، به منوی macro در تب view‌ بروید و بر روی گزینه stop macro‌ کلیک کنید. اگر گزینه pause macro را انتخاب کنید، ماکرو تمام نمی‌شود، بلکه موقتا ضبط دستورات متوقف می‌شود و می‌توانید با کلیک مجدد روی این گزینه، ضبط دستورات را ادامه دهید.

توجه کنید که برای نوشتن و اِعمال دستورات، حتما از کیبورد استفاده کنید، ماکرو نمی‌تواند کلماتی که با موس انتخاب می‌کنید، یا کلماتی که Copy/Paste شده‌اند را تشخیص دهد.

اینم بخونید بد نیست: 9 روش تبدیل فایل Word (ورد) به PDF (پی دی اف)

اجرای ماکرو در ورد

پس از پایان ضبط ماکرو، کافیست کلیدهای ترکیبی را که برای ران شدن ماکرو انتخاب کرده بودید، فشار دهید تا ماکرو ران شود. البته همان‌طور که گفته شد، می‌توانید به جای کلیدهای ترکیبی، دکمه‌ای را به نوار ابزار اضافه کنید. با زدن دکمه، ماکرو اجرا می‌شود و عین دستوراتی که به آن داده‌اید را اجرا خواهد کرد.

برای بازبینی، ویرایش یا حذف ماکروها، می‌توانید از گزینه view macros کمک بگیرید. به سربرگ view بروید و از تب macros گزینه view macro را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه، پنجره‌ای باز می‌شود که تمام ماکروهای موجود را به شما نمایش می‌دهد. می‌توانید ماکرو موردنظرتان را انتخاب کرده و اگر تغییراتی لازم است بر روی آن اعمال کرده یا آن را حذف کنید. همچنین اگر کلید ترکیبی ماکروی خود را فراموش کردید، از این پنجره می‌توانید ماکروی موردنظرتان را Run کنید.

ماکروها در ورد بسیار گسترده هستند

ماکروها کاربردهای زیادی برای کاربران ورد دارند. اگر از یک جدول برای تمام سندهای ورد خود استفاده می‌کنید، می‌توانید کشیدن جدول را به ماکرو بسپارید. همچنین از ماکرو برای تبدیل اعداد انگلیسی به فارسی، نوشتن سربرگ‌ها، اصلاح غلط‌های املایی و بسیازی از موارد دیگر استفاده می‌شود. برخی از دستورات را نمی‌توان مستقیما وارد ماکرو کرد؛ به همین خاطر می‌توان بعضی از ماکروها را برنامه‌نویسی کرد و با نوشتن کد، یک سری کارهای خاص را در قالب ماکرو، به ورد سپرد. آن‌ها با زبان برنامه نویسی ویژوال بیسیک، قابل برنامه‌ریزی شدن هستند و می‌توانند کدهای نوشته‌شده خود را اجرا کنند.

اگرچه قابلیت ایجاد ماکرو در ورد کمی مهجور مانده است، اما با استفاده از آن، کارها بسیار راحت‌تر و سریع‌تر انجام می‌شوند. آیا شما تا به حال از این قابلیت استفاده کرده‌اید؟ می‌توانید نظرات و تجربیات خود را در قسمت نظراتِ سایت با ما در میان بگذارید.