در حال حاضر، تمامی شرکت ها و مجموعه ها از نرم افزارهای مختلفی برای مدیریت داده هایشان استفاده می کنند. مهم ترین بخش هر سازمان، استخدام افرادی خبره در این زمینه است که بتوانند با این نرم افزارهای اداری و گاهاً حسابداری کار کنند. نرم افزار اکسل یکی از نرم افزارهایی است که که به کارمندان کمک خواهد کرد تا فعالیت های شغلی خود را راحتتر انجام دهند. به همین دلیل تصمیم گرفتیم آموزش اکسل کارمندان را برای شما عزیزان به نگارش درآوریم تا کارکنان و کارمندان عزیز یک سازمان بتوانند از این آموزش ها نهایت استفاده را ببرند.
اکسل چیست؟
اکسل یکی از نرم افزارهای موجود در مجموعه نرم افزارهای اداری آفیس Microsoft Office می باشد که به منظور کارهای اداری و حسابداری از آن استفاده می شود. زمانی که برای اولین بار نرم افزارهای آفیس منتشر شد، اکسل نیز یکی از این نرم افزارها بوده است، بنابراین می توان گفت این نرم افزار در سال 1990 برای اولین بار همراه با ویندوز عرضه شده است.
اکسل در حال حاضر با سیستم عامل های ویندوز، مک او اس، اندروید و IOS سازگار است. در سیستم عامل لینوکس نیز، می توانید نرم افزارهای جایگزین به جای آفیس پیدا کنید (مانند LibroOffice) و از آن استفاده کنید. در این نرم افزار، به جای اکسل یک برنامه Calc وجود دارد که همانند اکسل دارای یک صفحه گسترده بوده و برای انجام کارهای اداری و حسابداری از آن استفاده می شود.
اکسل از دیرباز در بین ایرانیان محبوب بوده و در اکثر سازمان ها برای انجام کارهای اداری اولویت اول استفاده از اکسل می باشد. اکسل دارای یک صفحه گسترده متشکل از هزاران ردیف و ستون می باشد که برای وارد کردن و ذخیره اطلاعات بهترین گزینه می باشد. به هر خانه که حاصل از تقاطع ردیف و ستون می باشد، به اصطلاح سلول می گویند.
در اکسل قالب های از قبل آماده وجود دارد که می توانید از این تمپلیت ها استفاده کنید و کار طراحی صفحات را برای خود راحت تر کنید. برخی از اصطلاات اکسل مانند سلول، آدرس و غیره وجود دارد که در ادامه به طور مفصل درمورد آن ها توضیح خواهیم داد.
چرا باید اکسل یاد بگیریم؟
به عنوان کسی که قرار است در یک شرکت یا سازمان مشغول به کار شوید و یا حتی در حال حاضر نیز فعالیت دارید، بایستی بدانید که یادگیری اکسل امری مهم و همینطور در مقابل آموزش اکسل کارمندان نیز از واجبات می باشد. در دنیای مدرن که هر شرکت پیش از استخدام فردی آموزش هایی در رابطه با کار برای کارمندان ارائه می دهد، بهتر است نرم افزار اکسل نیز آموزش داده شود.
بدیهی است که امکان آموزش تمامی بخش های اکسل در این مقاله مقدور نخواهد بود. به همین منظور می خواهیم به شما پیشنهاد دهیم که برای یادگیری بهتر اکسل از فیلم های آموزشی فرادرس استفاده کنید. در ادامه لینک مجموعه آموزش اکسل آورده شده است که می توانید با کلیک بر روی آن فهرست آموزش ها و سر فصل های آن را مشاهده نمایید.
اکسل می تواند تمامی نیازهای شما را در طراحی نمودارها و ذخیره و سازمان دهی داده ها رفع نماید. این نرم افزار کاملاً رایگان است و با امکانات حرفه ای که در خود دارد انتظارت هر فرد متخصص در حوزه مدیریت و حسابداری را برآورده کرده است.
با نرم افزار اکسل به راحتی می توانید با اعداد و ارقامی که در حالت عادی سر و کله زدن با آن ها سر درد آور است کار کنید و محاسبات خود را انجام دهید. همه ما یک روزی به دنبال یک نرم افزار خوب در این زمینه گشته ایم اما در بسیاری از موارد ممکن است ندانیم که یک نرم افزار فوق العاده به نام اکسل، آماده استفاده در سیستم خود داریم که می تواند همه خواسته های ما را از یک نرم افزار مدیریتی برآورده سازد!
اکسل را از کجا نصب کنیم؟
روش های مختلفی برای دانلود و نصب اکسل وجود دارد. البته اگر سیستم عامل شما لینوکس باشد این امکان مقدور نیست و بایستی نرم افزار جایگزین که در ابتدای مطلب آموزش اکسل کارمندان به آن اشاره کردیم نصب نمایید. از آن جایی که نرم افزار اکسل زیر مجموعه ای از نرم افزار آفیس (Office) می باشد، بنابراین شما باید نرم افزار آفیس را از فروشگاه های نرم افزار کامپیوتر خریداری کنید، از وب سایت های ایرانی آن را دانلود نمایید یا از خود سایت مایکروسافت آن را خریداری نمایید.
پس از نصب نرم افزار آفیس، اکسل به همراه برخی دیگر از نرم افزارهای کاربردی بر روی سیستم شما نصب خواهد شد. برای پیدا کردن اکسل در میان انبوهی از برنامه ها، تنها کافیست نام اکسل را در نواد جستجو موجود در منوی Start جستجو نمایید.
آموزش اکسل کارمندان چه تاثیری بر سازمان خواهد داشت؟
تصور کنید یک کارمند هستید و تمام روز باید با اعداد و ارقام مختلف سر و کار داشته باشید. اگر همه کارها را به صورت دستی انجام دهید، در نهایت ممکن است از فرط خستگی دست از کار بکشید و دیگر علاقه مند به ادامه دادن کار نخواهید داشت. اما اگر یک نرم افزار همانند اکسل کمک دست خود داشته باشید، نه تنها از کار خسته نخواهید شد، بلکه علاقه مند نیز می شوید.
انجام دادن محاسبات روزانه برای افرادی که کمی مشکل در انجام عملیات ریاضی دارند، تبدیل به یک معضل بزرگ شده است. علاوه بر آن، عدم استفاده از نرم افزارهایی مانند اکسل ممکن است موجب به وجود آمدن مشکلاتی شود که جبران آن دیگر امکان پذیر نباشد؛ بنابراین استفاده از اکسل و آموزش اکسل کارمندان موفقیت شغلی نیز به همراه خواهد داشت.
با استفاده از امکاناتی که اکسل در خود دارد، مانند فرمول نویسی و برنامه نویسی ویژوال بیسیک کارمندان می توانند فعالیت های حرفه‌ای نیز انجام دهند و محاسبات خود را به صورت پیشرفته تر انجام دهند. به طور کلی هیچ سازمانی وجود ندارد که از اکسل استفاده نکرده باشند! برخی از شرکت ها برای اینکه کارهای خود را آنلاین انجام می دهند، به جای اکسل از Google Sheets استفاده می کنند که یکی از نرم افزارهای توسعه داده شده توسط شرکت بزرگ گوگل می باشد.
آشنایی با نرم افزار صفحه گسترده اکسل
یادگیری نرم افزار اکسل برخلاف ظاهر پیچیده ای که دارد، اصلاً سخت نیست و تنها با کمی دقت بیشتر می توانید تمامی بخش های آن را یاد بگیرید. زمانی که نرم افزار اکسل را باز می کنید با صفه ای روبرو می شود که از شما می خواهد پروژه جدیدی را ایجاد کنید و یا از میان صفحات گسترده ای که در کامپیوتر ذخیره دارید یکی را باز کنید. بر روی blank workbook کلیک کنید و بدین ترتیب صفحه زیر برای شما باز خواهد شد.
حال می خواهیم اجزای این صفحه را برای شما توضیح دهیم. اگر برای اولین بار است یکی از نرم افزارهای آفیس را استفاده می کنید، ممکن است اصطلاحات برای شما تازگی داشته باشند؛ اما چنانچه با یکی دیگر از نرم افزارهای آفیس مانند ورد یا پاورپوینت کار کرده اید، به احتمال زیاد مفاهیم آشنای زیادی را خواهید شنید.
بخش هایی که در تصویر بالا مشخص کرده ایم عبارتند از:
نوار عنوان یا Title bar: این نوار حاوی برخی از ابزارهایی برای دسترسی سریع تر (Quick access toolbar) مانند ذخیره کردن، undo و redo می باشد. همچنین در وسط این نوار نام نرم افزار و در کنار آن نام پرونده صفحه گسترده را مشاهده می کنیم. در سمت راست نیز مانند بسیاری دیگر از نرم افزارها، گزینه های بستن، Maximize و Minimize وجود دارد.
تب ها یا Tabs: برای اینکه بتوان ابزارهای متعددی را در نرم افزار اکسل جا داد، طراحان این برنامه از تب ها استفاده کرده اند که به کاربران کمک می کند راحت تر بین ابزارهای مختلف جا به جا شوند. با کلیک بر روی هر تب یک نوار دیگر باز می شود که در ادامه درمورد آن توضیح می دهیم.
نوار ریبون یا Ribbon: در اکسل و دیگر نرم افزارهای آفیس، مهم ترین بخش نرم افزار ریبون نام دارد. این بخش متشکل از چندین تب می باشد که با کلیک کردن بر روی هر تب یک ریبون باز می شود و می توانید به ابزارهای آن بخش دسترسی داشته باشید. ابزارهای هر ریبون به طرز جالبی کاربردی هستند به طوری که امکان ندارد اکسل را کامل آموزش دیده باشید و به هر ریبون مراجعه نکرده باشید.
نوار منو یا Menu: این نوار که با عنوان File در آفیس 2010 و بالاتر و در ورژن های پایین تر به شکل یک دکمه بزرگ در بالای صفحه قرار دارد، شامل گزینه های مهم نرم افزار مانند ذخیره، باز کردن، تنظیمات و دیگر گزینه ها می باشد.
گروه یا Group: هر ریبون ممکن است از گروه های مختلفی تشکیل شده باشد که هر کدام از این گروه ها دارای ابزارهای مرتبط با هم می توانند باشند. همچنین برخی از این گروه ها ممکن است دارای یک فلش کوچک در گوشه سمت راست گروه داشته باشند که نشان دهنده امکان اعمال تنظیمات بیشتر با استفاده از ابزارهای آن گروه است. برای انجام دادن عملیات بیشتر می توانید این فلش کوچک را کلیک کنید تا پنل ابزارها باز شود.
سلول یا Cell: هر سطر و ستونی که در تقاطع هم قرار می گیرند، یک خانه ای را تشکیل می دهند که در اکسل به آن سلول گفته می شود. نرم افزار اکسل بیش از هزاران سلول دارد که می توانید از آن ها برای ثبت داده های خود استفاده نمایید.
کاربرگ یا Sheet: هر کاربرگ یا ورک شیت دارای چندین سطر و ستون است که می توانید در آن ها داده های خود را وارد کنید. در زبان عامیانه به هر شیت، صفحه نیز گفته می شود به طور پیش فرض نام هر کدام از این کاربرگ ها با Sheet1 شروع می شود که می توانید با راست کلیک بر روی نام هر کدام از این شیت ها، نام پیشفرض را به مورد دلخواه خود تغییر دهید. با کلیک کردن بر روی علامت (+) نیز می توانید شیت های بیشتری ایجاد نمایید.
کار پوشه یا Workbook: هر ورک بوک دارای چندین شیت است که در واقع به فایل اسکل کار پوشه گفته می شود. اگر بخواهیم ورک بوک را به یک مورد واقعی شباهت دهیم، همانند یک پوشه است که چندین صفحه را در خود جای داده است.
معرفی منابع آموزش اکسل کارمندان به صورت تخصصی
حال که با محیط نرم افزار اکسل آشنا شدید، می خواهیم یک منبع آموزشی فوق العاده برای شما عزیزان معرفی کنیم که به کمک آن بتوانید مباحث اکسل را به صورت حرفه ای یاد بگیرید. همانطور که در ابتدای مطلب عرض شد، شاید بتوان چند مبحث تئوری را در یک پست گنجاند و برای آموزش های بیشتر باید به تهیه فیلم های آموزشی روی آورد.
مجموعه آموزشی فرادرس دارای ویدیوهای آموزشی در سطح حرفه ای برای آموزش اکسل کارمندان است که البته همه می توانند از این آموزش ها استفاده کنند. به طور کلی، اگر به دنبال یک منبع معتبر برای یادگیری اکسل هستید، قطعاً فرادرس پیشنهاد می شود. ویدیوهای آموزشی فرادرس توسط استادان خبره تهیه و تدوین شده است و بیش از 20000 ساعت فیلم آموزشی در فرادرس موجود است که می توانید تنها با چند کلیک سرفصل های آموزش را مشاهده کرده و در صورت تمایل پیش نمایش محصول را مشاهده بفرمایید.
اگر قصد تهیه آموزش اکسل برای کارمندان را دارید، یک خبر خوش برای شما دارم! فرادرس با ارائه طرح آموزش سازمانی، پلن های مالی مختلفی را آماده و منتشر کرده است که استفاده از این پلن های مالی برای سازمان ها و شرکت هایی که قصد تهیه همزمان چندین آموزش را دارند بسیار پیشنهاد می شود، زیرا بیشتر این آموزش ها در طرح تخفیف می باشند و بدین گونه بیش از پیش در خرید خوشحال خواهید بود. برای ورود به صفحه آموزش سازمانی فرادرس و مشاهده پلن های مالی روی لینک زیر کلیک نمایید.
سخن آخر درمورد آموزش اکسل کارمندان
در این مطلب سعی کردیم درمورد آموزش نرم افزار صفحه گسترده اکسل صحبت کنیم. پس از آشنایی مقدماتی با نرم افزار اکسل، متوجه شدیم که این نرم افزار به قدری حرفه ای است که آموزش تمامی بخش های آن در یک مقاله نمی گنجد. بنابراین پیشنهاد می کنیم از آموزش های ویدیویی برای تکمیل یادگیری این نرم افزار مفید استفاده کنید تا بتوانید به صورت کامل به این نرم افزار تسلط پیدا کنید. از اینکه تا پایان این مطلب با ما بودید سپاسگذاریم. موفق باشید.
