با توجه به اهمیت آموزش در سازمان‌ها، روش‌های زیادی برای آموزش کارمندان جدید وجود دارد. آموزش مجازی کارمندان یکی از این روش‌ها است که در این مقاله می‌خواهیم در مورد آن صحبت کرده، و مزایای آن را برای شما عزیزان بازگو کنیم. در همه شرکت‌ها و سازمان‌ها، منابع انسانی و کارمندان از دارایی‌های آن شرکت محسوب می‌شوند و برای سازمان از اهمیت بالایی برخوردار هستند؛ چرا که در همه‌ی ساعت‌های کاری به خدمت رسانی و انجام وظیفه مشغول هستند. با توجه به پیشرفت علم و تکنولوژی، استفاده از اینترنت و نرم افزارهای آنلاین گسترش پیدا کرده و آموزش مجازی کارمندان به یک امر مهم برای سازمان‌های دولتی و غیردولتی تبدیل شده است. پس اگر در شرکت یا سازمانی مشغول به کار هستید که می‌خواهید با آموزش مجازی کارمندان آشنا شوید و یا مدیر یک مجموعه هستید و می‌خواهید به کارمندان خود در محیط‌های مجازی، آموزش دهید، پیشنهاد می‌کنم این مقاله را تا انتها مطالعه کنید.
مقدمه آموزش مجازی کارمندان
اکنون که در قرن بیست و یک زندگی می‌کنیم آموزش‌های سنتی جای خود را به آموزش‌های جدید و مدرن دادند. مدیران سازمان‌ها و دیگر شرکت‌های دولتی و خصوصی به دنبال آموزش‌های کاربردی و مناسب برای آموزش دادن به کارمندان خود هستند. با وارد شدن تکنولوژی به زندگی مردم تغییرات زیادی ایجاد شد که برخی از مردم نمی‌توانند بدون آن کارشان را به پیش ببرند. بسیاری از مردم به صورت ناخودآگاه درگیر فضای مجازی و تکنولوژی‌های جدید می‌شوند به طوری که هر لحظه ذهن و مغزشان درگیر دنیای مجازی است. استفاده از فضای مجازی خیلی هم بد نیست مگر اینکه در استفاده از آن زیاده روی شود و سلامت خود فرد را به خطر بی اندازد. اگر از تکنولوژی‌های موجود و شبکه‌های اجتماعی و مجازی در راه درست و کارهای مفید استفاده کنید راه پیشرفت را برای خود باز خواهید کرد.
آموزش کارمندان از راه مجازی و غیر مجازی اهمیت زیادی دارد چرا که هر کارمند در سِمَتِ خودش باید مهارت لازم و کافی را داشته باشد و در حین خدمت رسانی به ارباب رجوع، به دلیل نداشتن علم کافی وقت او و خود را نگیرد. عملکرد ضعیف هر کارمند، هویت آن مجموعه و مدیریت آن را زیر سؤال می‌برد و سابقه خود کارمند را نیز پیش همکارانش خراب می‌کند. پس داشتن علم کافی و آموزش‌های مناسب هم به خود کارمند کمک خواهد کرد و هم عملکرد مجموعه را به بهترین شکل پیش خواهد برد. اگر به دنبال توسعه مهارت‌های فردی خود هستید و منابع معتبری را جستجو می‌کنید، می‌توانید از مجموعه آموزش توسعه مهارت فردی فرادرس استفاده کنید و مهارت‌های برقراری ارتباط، حل مسئله و اعتماد به نفس را در خود بالا ببرید. توسعه فردی کمک خواهد کرد تا دیدگاه جدید در بخش‌های مختلف زندگی خود داشته باشید و هدف خود را در زندگی مشخص کنید. تعداد آموزش‌ها در این مجموعه 43 عنوان هست که کمک بزرگی به شما خواهد کرد تا برنامه ریزی مناسبی برای رسیدن به اهداف خود داشته باشید.
تعریف آموزش مجازی کارمندان
شاید برایتان سوال پیش بیاید که آموزش مجازی کارمندان چیست؟ برای جواب به این سؤال می‌توان گفت به برنامه‌های آموزشی که برای ارتقای دانش، علم و مهارت کارمندان یک سازمان و شرکت انجام میشود، آموزش می گویند. حالا اگر کارمندان آن مجموعه به جای حضور فیزیکی در آن محل از طریق اینترنت و به صورت آنلاین فعالیت‌های آموزشی شغلی خود را تکمیل کنند به آن آموزش مجازی کارمندان می گویند. آموزش الکترونیکی، آموزش آنلاین نیز نام‌های دیگر این نوع آموزش هستند. این آموزش جلسه‌ای مجازی است که دوره‌های آن به روش‌های مختلفی مثل وبینار ها و روش‌های متنوع به کارکنان یک سازمان ارائه میشود. در آموزش مجازی همه‌ی کارمندان می‌توانند فقط با اتصال به اینترنت و داشتن یک کامپیوتر و موبایل و یا تبلت و لپ تاپ و با مدیریت زمان خود به این آموزش‌ها دسترسی داشته باشند.
نرم افزارهای قابل استفاده در اتوماسیون اداری
کارمندان مانند قدیم به یک میز و صندلی و کاغذ و خودکار قانع نیستند و می‌خواهند محیط اداره‌ای که در آن کار می‌کنند، مکانی هوشمند برای کار کردن باشد. اتوماسیون اداری به فرآیندی گفته میشود که در آن از فناوری و تکنولوژی برای جمع آوری اطلاعات و ارائه و محاسبه استفاده می‌کنند.
به زبان عامیانه می‌توان گفت به ابزاری گفته میشود که فرآیندهای اداری مثل ثبت و ذخیره سازی اسناد، امنیت اسناد محرمانه، حقوق و دستمزد کارکنان، تبادل اطلاعات و ثبت موجودی را کارآمد و ساده می‌کند. استفاده از این ابزارها (ابزارهای اتوماسیون اداری) کمک می‌کند تا حجم زیادی از اطلاعات را در فضای کم ذخیره و کار را برای کارمندان و مدیران راحت کند. استفاده از این ابزارها، بازیابی اطلاعات را سرعت می‌دهد و از روند کارهای تکراری و پر زحمت جلوگیری می‌کند. این ابزارها می‌توانند بدون دخالت انسان، داده‌ها را از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل کند. در ادامه چند نمونه از این ابزارها را معرفی می‌کنیم.
گوگل شیت
نرم افزاری رایگان و مبتنی بر وب است که توسط گوگل در google drive در اختیار عموم قرار دارد. حتی در موبایل نیز به عنوان اپلیکیشن در اندروید و ios قابل دسترسی است. این نرم افزار ثبت و مدیریت داده و اطلاعات کاری با استفاده از جدول را فراهم می‌کند که روند کاری کارکنان و هم چنین مدیران را آسان می‌کند. با استفاده از این سرویس می‌توان اطلاعات را بین کارکنان به اشتراک گذاشت و خروجی اسناد را به صورت word، pdf، اکسل و پاورپوینت مشاهده کرد. نرم افزار گوگل شیت برنامه‌ای کاربردی برای همه‌ی سازمان‌های دولتی و غیردولتی و کارمندان آنان می‌باشد. ویرایش اسناد به صورت آنلاین و آفلاین، امنیت اسناد ثبتی، طراحی داده در جدول و در دسترس بودن گوگل شیت در همه جا و همیشه و غیره از دلایل کاربردی بودن این نرم افزار می‌باشد.
اِکسل
شاید با اکسل از قبل آشنایی داشته باشد. یک برنامه از مجموعه نرم افزارهای آفیس و صفحه گسترده است. در برنامه‌های حسابداری و تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد و می‌توان گفت کاربردی‌ترین نرم افزار در دنیای تجارت محسوب میشود. بیشتر افرادی که رشته حسابداری می‌خوانند یا در این رشته فعالیت می‌کنند باید کار با نرم افزار اکسل را یاد بگیرند که یکی از ضروری‌ترین نرم افزارها در ورود به بازار کار حسابداری است.
اکسل نرم افزاری است که قابلیت ساده‌ترین تا تخصصی‌ترین کارها از ثبت اطلاعات روزانه و ویرایش آن، محاسبات ساده و پیشرفته، کنترل موجودی و غیره را دارد و این کارها را به بهترین صورت و با دقت بالا انجام می‌دهد. اطلاعات در این نرم افزار می‌تواند از نوع عددی، متنی، تاریخ و نوع‌های دیگر باشد. بیشتر کاربران نرم افزار اکسل را دانش آموزان، دانشجویان، مدیران اجرایی و مهندسان کامپیوتر، حسابداری، شغل‌های خدماتی، انبارداران، صنایع و دیگر رشته‌ها تشکیل می‌دهد.
ترِلو (Trello)
برای هماهنگی و مدیریت پروژه‌ها و انجام کارهای تیمی می‌توانید از Trello استفاده کرد که یک پلتفرم رایگان است و نسخه‌های تحت وب و اپلیکیشن نیز دارد. این نرم افزار طراحی ساده و کاربر پسند دارد و برای استفاده شرکت‌ها در هماهنگی و مدیریت پروژه‌های تیمی، حتی برای کارهای مهم روزانه قابل استفاده می‌باشد. با ترلو دیگر نیازی به وایت برد و یا یادداشت نیست و می‌توانید با این ابزار تمامی مراحل یک پروژه را سازماندهی کنید و بتوانید مدیریت و برنامه ریزی بین کارکنان را به بهترین شکل ممکن انجام دهید. این نرم افزار کاربردی به علت محیط بصری ساده و زیبا، ابزارهای موجود برای مدیریت و هماهنگی، استفاده‌های شخصی، قابل استفاده در موبایل، لپ تاپ و ساعت‌های هوشمند و کاربردهای دیگر می‌تواند بین همه کارکنان سازمان‌ها چه دولتی و غیردولتی هماهنگی کامل را در همه فعالیت‌ها فراهم کند.
مزایای آموزش مجازی کارکنان
پایه و اساس موفقیت یک سازمان یا نهادی نیروی انسانی آن جاست. از شرکت‌ها و اداره‌های کوچک گرفته تا اداره‌های دولتی منابع انسانی هست که در موفقیت یا شکست آن مجموعه دخیل است. روش آموزشی که در حال حاضر و در عصر کنونی بیشترین بهره‌وری و مزیت را دارد، آموزش مجازی است. تأثیر این آموزش‌ها آن‌قدر چشم گیر بوده است که سرمایه گذاری از طریق این آموزش پیشرفت زیادی کرده است و بر تعداد افراد علاقه‌مند به این نوع آموزش افزوده میشود.
در ادامه می خواهیم مزایای اموزش مجازی کارکنان را بررسی کنیم:
- انعطاف پذیری بالا و قابل دسترس بودن در در هر زمان و مکان
- صرفه جویی و حذف هزینه های رفت و امد کارمندان برای کلاس های حضوری
- صرفه جویی در بودجه شرکت و سازمان و اختصاص آن به موارد ضروری
- بهبود عملکرد و افزایش اعتماد به نفس کارمندان
- کاهش غیبت کارکنان و در نهایت بهبود عملکرد آن مجموعه
- بهتر شدن روابط بین کارمندان و همکارانشان و همچنین با مدیران
- افزایش رضایت شغلی و روحیه کارکنان
- افزایش سرعت عملکرد فعالیت های سازمان و در نهایت بیشتر شدن رضایت ارباب رجوع
- دادن درک درست از مسؤلیت و مهارت های مورد نیاز در شغل خود
- تنظیم کردن دوره ها در جهت هدف های اصلی سازمان
تا به اینجا 10 مورد از مزایای آموزش مجازی را نام بردیم و شاید این مزایا بیشتر از موارد گفته شده باشد. همه این عوامل باعث شده است تا سازمان‌ها با تغییر ذهنیت خود به استفاده از آموزش مجازی کارمندان روی بیاورند. در سال‌های اخیر به روز بودن مهارت‌ها و دانش کارمندان به رایج‌ترین وظیفه در هر مجموعه‌ای تبدیل شده است؛ چرا که منابع انسانی ماهر و کاردان کمک زیادی به پیشرفت مجموعه خواهد کرد. آموزش های مجازی، مخصوص خود شرکت یا اداره نیست و هر کارمند می‌تواند علاوه بر کلاسی که در سازمان برای او برگزار میشود، خودش به صورت فردی آموزش‌های مرتبط با شغلش را در اینترنت و در زمینه‌های گوناگون جستجو کند. محتواهای صوتی یا تصویر مثل پادکست‌ها، ویدئو و اینفوگرافیک از انواع مختلف مدل‌های یادگیری هستند که کارمند در انتخاب نوع آموزش و مدل محتوا آزاد است و همه این عوامل سبب میشود تا فرد خود را در نردبان شغلی بالا ببرد و در زمینه شغلی فردی موفق و با مهارت باشد.
معرفی منابع آموزشی مناسب
بعد از این همه توضیح و تفسیر در مورد آموزش مجازی و مزایای آن می‌خواهیم در مورد منابع آموزشی صحبت کنیم که برای سازمان‌ها کاربردی باشد. خب منابع زیادی وجود دارد که یکی از این منابع مجموعه فرادرس می‌باشد. فرادرس آموزش‌های مختلفی در زمینه‌های گوناگون دارد و بهترین و مناسب‌ترین منبع برای آموزش کارمندان است که در جهت پیشرفت مجموعه خود می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. آموزش اکسل، word، برنامه نویسی، معماری و کامپیوتر فقط چند نمونه از هزاران آموزش موجود در فرادرس است. این آموزش‌ها در عناوین مختلف با بیش از بیست هزار ساعت آموزشی تهیه شده که در حوزه‌های مختلف مهارتی و فنی در سطوح مختلف به کمک مدرسین شرکت‌ها و سازمان‌ها آمده است. اگر احیاناً فکر می‌کنید که این منبع شاید نتواند انتظارات شما را برآورده کند، باید بگوییم که بسیاری از مراکز دولتی و سازمان بزرگی مثل وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی و بسیاری از شرکت‌های مشهور و به نام در کشور به فرادرس اعتماد کرده و از آموزش‌های آن استفاده کرده‌اند.
جالب است بدانید مؤسسات و بانک‌ها و حتی دانشگاه‌ها با حضور در دوره‌های مختلف آموزشی تخصصی اعلام رضایت خود را از این مجموعه اعلام کرده‌اند. مدیر هر سازمان مناسب با سرفصل‌های تعریف شده مجموعه خود و بر اساس نیازهای آموزشی کارکنان خود می‌تواند خرید خود را در پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس انجام دهد که به صورت ویدئوهای آموزشی و وبینارها و غیره موجود است.
سخن آخر در رابطه با آموزش مجازی کارمندان
به پایان مقاله رسیدیم. سعی کردیم شما عزیزان را با اثرات مثبت استفاده از آموزش مجازی کارمندان آشنا کنیم. شاید مدیران به تازگی متوجه شده باشند که تا چه حد استفاده از محیط مجازی برای یادگیری و بالا بردن دانش و مهارت‌های شغلی کارکنان مفید است. در این دنیای شلوغ که اکثر افراد همیشه با کمبود وقت مواجه هستند، آموزش مجازی فرصت خوبی است تا کارکنان بیشترین بهره‌وری را داشته باشند. به جرئت می‌توان گفت آموزش مجازی کارمندان بیشتر از روش‌های سرمایه گذاری دیگر تأثیرگذار است و باعث پیشرفت کل سازمان میشود. از اینکه تا انتها این مقاله را مطالعه کردید، سپاسگزاریم.
